GPN:Howto

aus dem Wiki des Entropia e.V., CCC Karlsruhe

GPN

Dieser Artikel veraltet chronisch. Hilf mit ihn aktuell zu halten!

Design/CI

Technisch

  • Logo sollte in wenigen Farben druckbar sein (Tassen, Shirts, Plakate, ...)
  • Je weniger feine Strukturen um so haltbarer auf T-Shirts. Technisch machbar ist bis 0.5mm, aber das zerbröckelt dann schneller.
  • Farbverläufe und Schattierungen sind ungeschickt bis unmöglich außer bei Digitaldruck.
Farben
  • Tassen/Shirts: Muster bestellen, anschauen. Formate und Anforderungen je nach Firma unterschiedlich.
  • Druckprodukte. Ein Krampf mit freier Software, tut euch das nicht an.
    • Empfehlung: Adobe Illustrator. Simuliert Farbausgabe, man kann die passenden Profile für die Ausgabe verwenden.
    • Sich bei der Druckerei durchlesen oder informieren welches Farbprofil für den Druck gebraucht wird.
    • Flyeralarm ist ISO Coated v2 300% (ECI) für den Output.

Egal wie schlau ihr seid: es wird anders als auf den Bildschirm aussehen.

Produkte

  • Merchandise: Tassen, T-Shirts/Hoodies, Schalen, Bändchen, Aufkleber
  • Badges (inkl. Sonderbadges: Troll/Entropia/SSDeV/Orga)
  • Videos: Titelbild, Pausenbild
  • Wiki: Sitelogo, Navilogo, Stylesheet
  • Anmeldung: Logo, Stylesheet
  • Einzelnes Logo: z.B. events.ccc.de, Twitter-Avatar
  • Infoflyer für Teilnehmer

inhaltlich

  • ein hoher Wiedererkennungsgrad ist erwünscht
  • Marken- und Urheberrechte beachten

Merchandise

Plakate

Bestellmengen

  • GPN15: 700 Stück
  • GPN16: 1000Stück

Plakatbeschreibung:

  • 4/0 Druck
  • 135g Papier
  • DIN A1

Einfach bei irgendeiner großen Druckerei (Flyeralarm, DieDruckerei usw.) bestellen. Lieferzeit meistens 2-3 Tage.

TShirts

Wir bestellen bei http://www.t-shirt-drucker.de

  1. Falls notwendig: Samples bestellen. Dauert meistens 4-5 Werktage bis die da sind (müssen eventuell von denen auch erst bestellt werden).
  2. Grafik per Mail schicken. Wollen Pixelgrafik mit 300DPI auf der Endgröße.
  3. Druckvorschau erhalten und bestätigen. Dauert 1-2 Tage.
  4. Lieferung ungefähr 4 Wochen nach Bestellung, Liefertermin steht im Angebot.

Bei der GPN16 hatten wir:

  • T-Shirts (Boys): Promodoro Premium (wie zur GPN14/GPN15), royalblau
  • T-Shirts (Girls): Promodoro Womens Premium (wie zur GPN14/GPN15), royalblau
  • Hoodies (mit Kapuze und Reißverschluss, Boys): Russell Z266M (wie 31c3/GPN15), royalblau
  • Hoodies (mit Kapuze und Reißverschluss, Girls): Russell Z266F (neu!), royalblau

Tassen

Wir bestellen bei http://www.conceptd-werbeartikel.de/

  1. Nicht über Website sondern Anrufen bzw, Anmailen und Angebot erstellen lassen. Dauert 1-2 Tage
  2. Muster bestellen, dauert 2-3 Tage. Bedruckte Muster kosten 70€ da dafür die ganze Maschine usw. eingerichtet werden muss.
  3. Grafik per Mail schicken. Wollen Vektorgrafik, zum Beispiel EPS.
  4. Auf Druckvorschau warten (kommt per Post, LOL).
  5. Lieferung ungefähr 2 Wochen nach Bestellung, Liefertermin steht im Angebot.
  • Modell GPN15: nicht mehr verfügbar, Hersteller pleite.
  • Modell GPN16: Carina in Blau.

Sonstiges

  • Dinge wie Lieferzeiten, Angebote, Konditionen usw. kann man mehrere Monate im voraus absprechen, zum Beispiel im Februar oder März. Dann muss man nur noch Grafik und Druckfreigabe abarbeiten und alles läuft reibungslos.
  • Lieferungen lassen sich auf wenige Tage genau timen, man kann es also kurz vor der GPN zum Veranstaltungsort liefern lassen. Bitte absprechen.
  • Man kann nachfragen, ob man zum Beispiel eine Woche nach der Hauptbestellung noch eine kleine Bestellung nachschicken kann, quasi die Warenmenge noch während der Produktion erhöhen. Man bekommt feine Kontrolle über die Bestellmenge und kann die Vorbestellungen noch länger offen lassen. Die Nachbestellung sollte (das ist eigentlich selbstverständlich) deutlich kleiner als die Hauptbestellung sein, quasi nur eine Anpassung, sonst gibt das ein Problem mit dem Liefertermin.

Presse/Marketing

Für den korrekten Umgang mit Pressevertretern ließ bitte das PresseHowto!

zeitlicher Ablauf

Die PR soll in sinnvollen zeitlichen Abschnitten ablaufen:

Termin: Die GPN geht imm von Fronleichnam (Donnerstag) bis Sonntag.

Nach der GPN-1
  • Falls man in den gleichen Räumen bleibt: Termin vormerken lassen bzw. reservieren.
  • Falls man woanders hinwill/muss: neue Location suchen.
Dezember
  • Erste Planungssitzung
  • GPN Konzept aufbrühen und optimieren.
  • Termin kommunizieren.
  • Zeitplan ausarbeiten.
Januar
  • Call for Design / Motto.
  • Termin überall eintragen lassen.
  • Sprinter bei Stadtmobil reservieren.
  • Angebot für Spülmaschine einholen oder Spülmobil reservieren.
  • Messe anrufen und Termin Teppiche klarmachen GPN:Howto#Teppiche
April
  • Mietverträge unterzeichnen
  • Bei der Stadt anmelden.
    • Formular: Antrag auf Gestattung eines vorübergehenden Gaststättenbetriebes nach § 12 GastG
  • Angebote für Merch besorgen.
  • Getränke bestellen
Nach dem Easterhegg (Ostern)
  • dem Motto angepassten Call for Participation/Papers
  • Vortragende sollen sich im frab anmelden, dann Vortrag dort einreichen
    • sont per Mail ans content Team wenden (gpn-content@entropia.de)
  • Besucher sollen sich anmelden
  • Plakate an alle Hackerspaces schicken.
1 Monat vor der Veranstalltung
  • Presse mit "Highlights" des Fahrplans versorgen
  • allgemeine Information was ist die GPN
  • Ansprechparter vor Ort nennen
    • allgemeine EMailadresse fuer Presseanfragen presse@entropia.de

organisatorisch

Es gibt eine Liste mit Kontakten und Emailadresssen. Diese Liste ist nie vollstaendig.

Anfragen werden vermutlich kommen, aber an Marketingveranstalltungen oder Kooperationen sind wir eher nicht interessiert. (zB nerd-zone)


Postverteiler für Plakate
Done (GPN16)
Name (c/o) Ansprechpartner Strasse PLZ Ort Erledigt
Salzburg - OESTERREICH Jo
openlab Augsburg - BAYERN Ja
chaospott Essen Ja
CCCZH CCCZH Zürich - SCHWEIZ Ja
Raumzeitlabor Mannheim Ja
CCC Mannheim Mannheim Ja
Freies Labor Hildesheim Ja
Metalab Wien - OESTERREICH Ja
Chaos Chemnitz Chemnitz Ja
CCC Goettingen Neustadt 7 37073 Göttingen Ja
Maschinendeck Trier Trier Ja
Ruum42 St Gallen - SCHWEIZ Ja
devlol.at Linz - OESTERREICH Ja
Warpzone Münster Ja
Chaostreff Basel Basel - SCHWEIZ Ja
CCCFR Freiburg Ja
CCCFFM Frankfurt Ja
Bitlair Amersfoort - NIEDERLANDE Ja
Awesomespace Utrecht - NIEDERLANDE Ja
hack42 Arnhem - NIEDERLANDE Ja
Technologia Incognita Amsterdam - NIEDERLANDE Ja
Pixelbar Rotterdam - NIEDERLANDE Ja
RDM Rotterdam - NIEDERLANDE Ja
HackSaar Saarbrücken Ja
Syn2Cat Luxemburg Ja

Maschinenlesbare Adressliste (nach DHL-Standard; vgl. [1]): 

SEND_NAME1,SEND_NAME2,SEND_STREET,SEND_HOUSENUMBER,SEND_PLZ,SEND_CITY,SEND_COUNTRY,RECV_NAME1,RECV_NAME2,RECV_STREET,RECV_HOUSENUMBER,RECV_PLZ,RECV_CITY,RECV_COUNTRY,PRODUCT,COUPON
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaos Computer Club Aachen e.V.,,Jülicher Straße,191,52070,Aachen,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaos Computer Club Berlin e.V.,,Marienstraße,11,10117,Berlin-Mitte,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaos Computer Club Bremen e.V.,,Hauffstraße,11,28217,Bremen,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaos Darmstadt e.V,,Wilhelm-Leuschner-Straße,36,64293,Darmstadt,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Netzbiotop e.V.,Briefkasten 75 robotron-Bürokomplex,Lingnerallee,3,1069,Dresden,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaos Computer Club Düsseldorf,,Hüttenstr.,25,40215,Düsseldorf,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Bits'n'Bugs e.V.,bei Maik Musall,Ungarnstr.,16,91056,Erlangen,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Backspace e.V.,,Spiegelgraben,41,96052,Bamberg,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaos Computer Club - Leitstelle 511 e.V.,bei Stadtteilzentrum Nordstadt,Klaus-Müller-Kilian-Weg,2,30167,Hannover,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaos inKL. e.V.,,Rudolph-Breitscheid-Straße,65,67655,Kaiserslautern,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,CCC Kassel,bei Alexander Klute,Oberste Gasse,30,34117,Kassel,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaos Computer Club Mainz e.V.,,Sedanplatz,7,65183,Wiesbaden,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaos Computer Club München e.V.,,Heßstr.,90,80797,München,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,C3PB e.V.,,Westernmauer,12-16,33098,Paderborn,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,CCCS e.V.,bei Hanno Wagner,Neckarstraße,168b,70190,Stuttgart,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Herbert Dampel,bei CCC-Ulm,Im Zeitlett,9,89081,Ulm,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Nerd2Nerd e.V. Würzburg,bei Aleksander Paravac,Am Happach,17,97218,Gerbrunn,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Eigenbaukombinat Halle,,Landsberger Straße,3,6112,Halle,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Schaffenburg,,Knodestraße,3,63743,Aschaffenburg,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaosfamilie Bielefeld,FoebuD e.V. ,Marktstrasse,18,33602,Bielefeld,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Bochum,Labor e.V.  ,Alleestr.,50,44793,Bochum,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Bonn,Netzladen e.V.  ,Wolfstraße (Hinterhaus),10,53111,Bonn,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Dortmund,,Braunschweiger Strasse,22,44145,Dortmund,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Fulda,Magrathea Laboratoratories e.V.,Buttlarstr.,1a,36039,Fulda,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Flensburg,Chaostreff Flensburg e.V.,Toosbüystr.,13,24939,Flensburg,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Gießen-Marburg,Sven Vaillant,Eckstr.,25,35625,Hüttenberg,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Heidelberg,Johannes Visintini,Ringstraße,39,69115,Heidelberg,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Ingolstadt,bei bingo e.V.,Krumenauerstr.,54,85049,Ingolstadt,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Kiel,bei Toppoint e.V.,Fraunhoferstr.,2-4,24118,Kiel,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Lahn-Dill-Kreis,Sven Vaillant,Eckstr.,25,35625,Hüttenberg,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Leipzig,sublab e.V.,Karl-Heine-Straße,93,4229,Leipzig,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Lübeck - Chaotikum e.V.,bei Jugendzentrum Burgtor,Große Burgstraße,2,23539,Lübeck,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Magdeburg,bei Sebastian Penner,Johannes-Göderitz-Str.,6,39130,Magdeburg,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Neuss,fNordeingang e.V.,Eichendorff Str.,44,41464,Neuss,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Osnabrück,bei Jochen Saalfeld,Pyer Kirchweg,20,49134,Wallenhorst,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Regensburg,bei Binary Kitchen e. V., Walderdorffstr.,13b ,93053,Regensburg,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Siegen,bei Lars Fischer,Effertsufer,104,57072,Siegen,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Hackstub Strasbourg,,Avenue de Colmar,285a,67100,Strasbourg,FRA,PAECK.EU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,tmp-lab,Maison p. Tous-Bibliothèque Navigateurs,Avenue de Newburn,30,94600,Choisy le Roi,FRA,PAECK.EU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,NoName e.V.,bei Johannes Visintini,Ringstraße,39,69115,Heidelberg,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Stratum 0 e.V.,,Hamburger Str.,273A,38114,Braunschweig,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaostreff Göttingen e.V,bei Krischan Jodies,Humboldtallee,24,37073,Göttingen,DEU,PAECK.DEU,,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Whitespace (0x20),room 1.21,Blekerijstraat,75,9000,Gent,BEL,PAECK.EU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Technistub,,Rue d'Illzach,120,68100,Mulhouse,FRA,PAECK.EU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Fabelier,,Rue Charles V,10,75004,Paris,FRA,PAECK.EU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,PMClab,,Place Jussieu,4,75005,Paris,FRA,PAECK.EU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,La Paillasse,,Rue St Denis,226,75002,Paris,FRA,PAECK.EU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,HZV,Sysdream,Place Marie-Jeanne Bassot,14,92300,Levallois-Perret,FRA,PAECK.EU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Sunlab,,OAvenue du Général Leclerc,185,78220,Viroflay,FRA,PAECK.EU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Electrolab,,Rue Paul Lescop,52,92000,Nanterre,FRA,PAECK.EU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,CCC Hansestadt Hamburg e.V.,Viktoria-Kaserne Raum 119,Zeisenweg,9,22765,Hamburg,DEU,PAECK.DEU, 
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Chaos Computer Club Cologne (C4) e.V.,,Heliosstr.,6a,50825,Köln,DEU,PAECK.DEU,
Entropia e.V.,,Steinstr.,23,76133,Karlsruhe,DEU,Magrathea Laboratoratories e.V.,z.H. Dustin Frisch,Kurfürstenstr.,6,36037,Fulda,DEU,PAECK.DEU,

HFG-Kontakt

HfG-Kontakte im Intern-Wiki

Versicherung

  • Veranstalltungshaftpflicht


  • Zusaetzliche Versicherung fuer geliehene Gegenstaende
    • muessen mit Wertangabe aufgelistet sein

Geld

Direkt hinter dem ZKM befindet sich eine Filiale der Bundesbank. Dort kann Bargeld gebührenfrei gewechselt werden. Münzen müssen nicht gerollt werden.

  • Wechselgeld
    • 0.10 EUR Muenzen
    • 0.20 EUR Muenzen
    • 0.50 EUR Muenzen
    • 1.00 EUR Muenzen
    • 2.00 EUR Muenzen
  • Papier fuer Muenzrollen
  • Transportbeutel zum Kassen abschoepfen
  • Kassenprotokolle

Preislisten

GPN16

Essen und Trinken

  • Clube Mate, Club Mate Cola, Apfelshorle, Bier 1,5€
  • Flora 2€
  • Wasser 1,5l still 1,5€
  • Gulasch

Merchandise

  • 5 Eur Tasse
  • 15 Eur TShirt
  • 30 Eur Hoodie
  • 20 Eur Handtuch
  • 10 Eur Schale (war 2015)
  • Empfohlener Spendenbetrag: 20€

Disclaimer: diese Preisliste ist nicht endgültig. Offizielle Preise stehen dann auf den Schildern bei der GPN.

Einkauf

Fuer den Einkauf braucht man:

  • Eine CCSharper Karte
  • Eine Metro Karte
  • Ein Auto
  • Ausreichend Geld um den Einkauf zu bezahlen

Kurz vor der GPN geht man auf die Seite https://entropia.de/GPN{GPNAktuell-1}:Einkaufsliste und kopiert diese fuer die aktuelle GPN. Danach passt man die Zahlen Prozentual zu den mehr oder weniger Anmeldungen an.

Am Tag 0 der GPN geht man dann zuerst in den CCSharper einkaufen und besorgt den Rest in der Metro

Am Freitag und Samstag fragt man dann jeweils an der Bar und der Info nach was nachgekauft werden muss und kauft diese Dinge nach.

Getränke

  • Loscher ist dank totalitärer Verpeilung ein nicht zu bevorzugender Geschäftspartner
  • http://www.getraenke-weisenburger.de/ liefert fast alle gewünschten Getränke + Kühlwagen und Biertischgarnituren auf einmal.
  • Wichtig: mindestens 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn bestellen, da Weisenburger u. a. Mate nicht im Standardsortiment hat und diese selbst ordern muss.

Eis

  • Icefuzzy bietet crushed Ice, Eiswürfel und Gefriertruhen

Gulasch

Content (Stand: GPN15)

  • CfP: geht traditionell nach dem Easterhegg raus, da sind keine großen Veranstaltungen mehr dazwischen
    • Vorher
      • Anmeldeseite einrichten (liegt auf luffa.bl0rg.net, Account und entsprechende Unix-Gruppe geben lassen)
      • florolf vorwarnen, dass er Mails bekommen wird
      • Login für gpn-content@entropia.de ausprobieren, Mailbox nochmal aufräumen
      • Frab einrichten, Veranstaltung anlegen (s.u.)
      • Presseverteiler durchgehen, evtl. aktualisieren [2]
      • entropia.de/GPN$n$ ausreichend befüllen
    • CfP enthält:
      • Datum
      • Ort
      • Was gibt es?
      • Vorträge (möglichst) ins frab
      • Anderes nach gpn-content@entropia.de
      • Uns gefällt alles!
      • Anmeldung, Shirtvorbestellung
    • CfP zuerst auf events.ccc.de und per Mail, dann Twitter etc. mit entsprechendem Link
  • frab
    • Ein globaler Admin muss eine neue Veranstaltung anlegen
    • Conference Settings
      • Settings: Auf jeden Fall kleinstmögliche Timeslotlänge wählen (00:05). Wer weiß, was kommt?
      • Settings: Größtmögliche Maximallänge wählen
      • Schedule: Program export base url bei Bedarf setzen, wenn frab-export gewünscht (relativ zum Host, war bei GPN14 z.B. "/~andi/gpn14-fahrplan/")
      • Der Rest sollte selbsterklärend sein
      • Bisher haben wir nicht nach Tracks getrennt
    • CfP starten
      • Start Date: time();
      • End Date, Hard Deadline: Erfahrungsgemäß passt auch am Tag vorher noch ein Vortrag irgendwo rein. Guter Zeitpunkt für das Enddatum ist der Montag vor dem Aufbau.
    • frab benutzen: War eigentlich ganz angenehm. Bugs einfach an die Entwickler weiterleiten
      • Zwischendurch ruhig schon Vorträge annehmen
    • Mediawiki-Export: Andi ist noch nicht dazu gekommen, den Code zu anonymisieren. Gibts bei Bedarf für Entropianer.
  • Zeitplan
    • Beim ersten Treffen mit dem Techniker: Beginn, Ende und große Pause sollte feststehen
      • Am Ende lieber reichlich Zeit dazugeben (z.B. 1 Stunde)
      • Bei der Pause sind noch kleine Korrekturen möglich
    • ca. 3 Wochen vorher Fahrplan das erste Mal finalisieren
      • Dann abwarten, dann Leute treten, dass sie bestätigen sollen
      • Besondere Bedürfnisse den Technikern mitteilen!
  • Auf der GPN
    • Leuten hinterherrennen
    • Während der Vortragszeiten erreichbar sein.
    • Techniker auf dem Laufenden halten (wollen lieber einen ausgedruckten Plan)

Transport

  • fruehzeitig bei Stadtmobil Transporter buchen
    • für jede Station 1.5h (eher 2) rechnen
    • etwas länger buchen als Überziehungsstrafe zahlen
  • Kontaktpersonen frueh ueber den geplanten Ablauf der Abholung/Rueckgabe informieren
    • Kontaktinformationen ins intern-wiki speichern
    • "lokale Entropianer" mit einbeziehen und am besten gleich als Helfer im Auto mitnehmen

geplante Fahrten

  • Sonntag
    • Entropia
    • Herrenalb Cube
    • Daxlanden Kabelbrücken
    • Hadiko (Kabelbrücken, licht, kühlschrank)
    • Hadiko Festlager
  • Dienstag
    • Retrogames
  • Mittwoch
    • Hadiko K1 Bar
    • Hadiko Sofas
    • Eisfuzzy
    • C+C Scharper od. Metro
    • Entropia
    • AKK vllt.
    • FH-Fachschaft
  • Sonntag
    • Hadiko K1 Bar
    • Hadiko Festlager
    • Hadiko Sofas
    • AKK vllt.
    • Entropia
    • FH-Fachschaft
  • Montag
    • Eisfuzzy
    • JuBeZ
    • Bäckerei

Aufbau

Generell

  • Vorbereitung
    • Lang vorher
      • Sofas vom Hadiko (K1) bestätigen
      • Hadiko-Festlager bestätigen
      • Mit HfG-Kontaktperson: Räume mieten, Beamer reservieren, Hausmeister abklären
      • Zeitrahmen für Vorträge absprechen und Räume entsprechend reservieren und Techniker vorwarnen.
      • Anmeldungen von Geräten mit viel Stromverbrauch entgegennehmen und dafür planen
      • Bodentankwerkzeug besorgen/selbst bauen (Gewindestange, Durchmesser bei Gelegenheit vermessen)
    • ca. 3 Wochen vorher: Treffen mit dem Hallenmeister (zusammen mit anderen Orga-Leuten)
      • Ungefähren Aufbauplan besprechen
      • genaue Vortragszeiten besprechen ==> Technikerschichten
      • Strom-, Netzverlegung klären
      • Loungedesign klären, auf Brandschutz achten.
      • Soundanlagen für Vortragsräume planen
      • Bühne für großes Studio klären (GPN13: 6 Elemente)
    • Wo man schon mal da ist
      • vorhandene Bühnenelemente schätzen
      • vorhandene Stühle schätzen
  • Material
    • Tische
      • HfG: 21
      • ZKM: 23
      • Wackel HfG: 7
      • AKK: 11
      • Bier: 34
      • ZKM-Holz: 4
      • Other: 10
      • Bier (schwarz): 1
      • Bar (3 Teile): Steht irgendwo in der HfG
      • HfG-Tischlager (ca. 10): 1.OG beim kleinen Aufzug, siehe Plan
        • Für die Tischplatten gibt es einen speziellen Wagen (blaue Metallrohrkonstruktion, auf GPN13 nicht auffindbar gewesen)
      • Bierganituren
        • Die vom Getränkehändler markieren, damit sie zum Abbau sortiert werden können
    • Stühle
      • Stuhllager EG: Sollte bis oben hin voll sein, ist es aber manchmal nicht
      • Stühle aus dem ZKM: Gut 100 Stück
      • Stühle für den Lichthof: Stehen da, wo die Bar war
      • Bierbänke
    • Strom
    • Netzwerk
      • NOC kümmert sich um die Hardware
    • Sofas
      • Aus der K1-Bar ausleihen
      • Sofas müssen B1 (Schwerentflammbar) sein, das muss mit einem Zertifikat bestätigt werden.
    • HfG-Technik
      • Beamer
      • Kameras
      • Leinwände (1 Programmierspiel, 1 Party)
  • Randbedingungen fürs Layout
    • Tische
      • Anzahl Tische <= Anzahl Switche (NOC fragen)
      • Fluchtwege/Notausgänge müssen frei bleiben, zwischen den Tischen sollte noch ein bisschen Platz bleiben
    • Stühle
      • 100 zusammensteckbare Stühle fürs große Studio abzweigen (z.B. ZKM-Stühle; beim Abholen Verbinder mitnehmen)
    • Mindestausstattung Technik
      • Rechner, Bildschirm, Beamer für Info-Beamer
      • Rechner, Bildschirm für Infotresen
      • 1 Rechner pro Vortragssaal für Streaming
  • Ablauf des Aufbaus (GPN13)
    • Zwei Tage Zeit (Mittwoch und Donnerstag). Ist nicht ganz nötig, wenn alles gut läuft.
    • Grober Ablauf: Mittwoch: Tische, Stühle, Bar. Donnerstag: Technik, Feinheiten
    • Mittwoch
      • Lichthöfe aufräumen (vielleicht fegen)
      • Tischpositionen markieren (unterhalb der Traverse)
      • Tische und Stühle holen (kann man auch schon machen, bevor der Platz dafür da ist)
      • 100 Stühle fürs Studio abzählen und aufstellen (nach Vorgaben des Technikers)
      • Strom und Netzwerk an die Traverse hängen
        • Das ist empfindlich für Verspätungen, weil die Einrichtung des Lichthofs darauf dependet, dass die Traverse endgültig oben ist. Außerdem hängt die doof im Weg, wenn sie unten ist.
      • Tische und Stühle aufstellen
      • Workshopraum aufräumen

GPN13

Aufbauskizze der GPN13

GPN14

  • policy sachen vorher klar ausdiskutieren nicht wärend des aufbaus leuten von 3 orgas 3 antworten bekommen
  • mehr tische und stühle

GPN15

  • 70 Biertischgarnituren wurden von Weisenburger geliefert und haben nicht ausgereicht

Strom

  • HfG Studiolager: lange Schukokabel, Drehstromverteiler
  • Hadiko-Festlager: komplett ausleihen
  • evtl. AKK

InfoDesk

vor der GPN

  • Drucker organisieren
    • Testen, ob der Drucker auch wirklich druckt
  • Druckvorlagen fuer Schilder entwerfen
    • git nutzen, um vorhandene Schilder anzupassen / schilder verfügbar tu halten
    • A1 Vorlagen fruehzeitig an Obelix zum plotten
  • Festen Inforechner vorbereiten
    • Tastatur, Maus, Monitor
    • Fertig installiertes System mit Standard-Nutzer (Alle Entropia-Info-Trolle sollten Passwort wissen)
  • Inkscape und schriften installiert, um Schilder auszudrucken
  • Drucker eingerichtet
  • SIP-Telefon organisieren und einrichten, um von aussen erreichbar zu sein (Bäcker)


  • NOC fuer Kabelnetz anfragen, wird für Infoterminal und Aussen-Telefon (SIP) gebraucht
  • POC fuer Infodesktelefon
  • Mikro für Durchsagen (Pizza kommt, Dinge verloren, Nerds verletzt)
  • organisieren eines abschliessbaren Raum fuer das Lagern der Tshirts und Tassen, nachts
    • Hier hat sich der Netzwerkschacht bewährt, da mehr als ein Schlüssel verfügbar ist und somit nachts spontan eingeschlossen und frühs schnell aufgeschlossen werden kann
beim Aufbau
  • T-shirts/Hoodies sortieren und zaehlen
  • Tassen zaehlen
  • verhindern das Leute den Infodesk als Garderobe nutzen
ab Tag 0
  • benoetigtes Material:
    • Laminierfolien
    • Umhangebendel
    • Locher
    • Schere
    • Eddings
    • Druckerpapier A4
    • Gaffaklebeband
  • Gebaeudeplan ausdrucken
  • Zaehllisten ausdrucken
  • min. 12 Tassen mit eine Laminierfolie, einem Umhangebaendel und einem Infoflyer vorbestuecken
  • Lautsprechern mit guter Musik versorgen
Jeden Tag
  • Aktuellen Fahrplan ausdrucken / vorhandenen Patchen
Tag 3 (vorletzter Tag)
  • Ab 18 Uhr Reste (Shirts/Hoodies/Vorbestellungen) freigeben, vorher ankündigen/zeitnah durchsagen

Bar

Bar HowTo

NOC

Das NOC macht alles so wie immer. Dazu gehoert: schreib nix auf, damit nicht jemand auf die Idee kommt etwas anders zu machen.

  • ausleihbare Hardware

WLAN

POC

Der Aufbau der DECT-Anlage erfolgt zweistufig. Idealerweise am Wochenende vor der GPN (spätestens einen Tag vor Aufbaustart) sollten folgenende Komponenten aufgebaut werden:

  • Telefonanlage (im HfG-Serverraum?)
  • Basestation Serverraum
  • Basestation HfG-Lichthof (Durchgang Richtung ZKM)
  • Basestation HfG-Lichthof (Ausgang Lorenzstr.)

Dadurch ist gewährleistet, dass beim Aufbaustart eine DECT-Grundversorgung gegeben ist.


Ab Aufbaustart sollten dann die restlichen Komponenten in angegebener Reihenfolge installiert werden:

  • Tischtelefon Infotresen
  • Basestation ZKM-Foyer
  • Basestation im Freien über dem Ausgang Ost
  • Tischtelefon Bar
  • Tischtelefon NOC
  • Tischtelefon POC
  • Tischtelefon VOC

Für jeden Vortragssaal:

  • eine Basestation
  • ein Tischtelefon

Für Workshopräume:

  • ein Tischtelefon

zu verteilende Handsets:

  • Hausmeister HfG
  • Leitstelle ZKM (für normale Anrufe)
  • Leitstelle ZKM (für Notrufe)


nötige Sammelgruppen:

  • Orga
  • NOC
  • VOC
  • CERT

VOC

  1. Das CCC-VOC bestellen
  2. Profit

CERT

Deko

Lounge

Teppiche

  • Falls für die Lounge (oder wo anders) größere Flächen mit Teppich ausgestattet werden sollen, so können diese kostenlos bei Messe/Kongress abgeholt werden sofern bei einer Veranstaltung welche übrig bleiben.
  • Teppich sind für große Veranstaltungen vorgesehen und brandschutztechnisch kein Problem.
  • Die Teppiche müssen am Tag des Messe-/Veranstaltungsabbaus abgeholt werden. Eine Lieferung ist nicht möglich.
  • Ansprechbar ist Herr Spegel (0721/3720 5153). Ansosnten können die Leute an der Standard Infohotline einem sagen an wen man sich wenden soll.
  • Wichtig: Lagerraum & Fahrten organisieren bevor die Messe-/Veranstaltung abgebaut wird
  • Wichtig: mindestens 4 Monate vor Veranstaltungsbeginn anfragen

Helfer/Troll-Orga

  • http://trollsystem.de/ aufraeumen
    • alte Schichten loeschen
    • Berechtigungen setzen
    • Troll Aufgabenklassen ueberpruefen

6 Woche vor der Veranstalltung

  • Dankeschoen fuer helfende Trolle bestellen

1 Woche vor der Veranstalltung

  • Mail an Trollemailingliste
    • wo anmelden fuer das Trollsystem
    • wann beginnt der Aufbau
    • wer ist Aufbau Koordinator

ab Tag 0

  • "Wir brauchen Trolle" Schilder aufhaengen
  • angekommene Trolle im trollsystem markieren
  • xcal Fahrplan ins Trollsystem importieren
  • unbesetzte Schichten im Auge behalten
    • Trolle direkt ansprechen ob sie nicht die Schicht uebernehmen
    • Trolle davon abhalten zu viele Schichten hintereinander zu machen

am Samstag abend

  • Liste der geleisteten Schichten festhalten
    • Ausgegebene Trolldankeschoens festhalten

Frühstück

  • Frühstückskasse organisieren
    • z.B. hübsch gestalteter, beklebter und beschrifteter Schuhkarton mit Schlitz im Deckel
  • zuverlässige Orga, die morgens da ist und koordiniert
  • Eigenen Kühlschrank für die Ausgabe, da Spuckschutz und Kühlung gewährleistet sein muss
    • Lebensmittel in anderem Kühlschrank lagern, zur Ausgabe auf Platten umpalkcen und dann in diesen Kühlschrank, der direkt an der Frühstücksauslage steht, umpacken
  • Brötchen
    • Vorbestellen bei Bäcker -> Spätestens eine Woche vorher anfragen, 2 Tage vorher finalisieren, mit Adresse und Festnetznummer für Rückfragen (-> Extern erreichbares Info-Telefon (SIP))
    • Aufgrund der großen Mengen bekommen wir die Brötchen mittlerweile von einem Fahrer direkt an die GPN geliefert. Hier muss jemand am Infotresen Nachtwache machen oder früh da sein, um sie in Empfang zu nehmen!
      • Ansonsten Abholen am entsprechenden Tag ab 9:45 Uhr
 Bäckerei Neff Filiale
 Boeckhstraße 26
 76137 Karlsruhe
    • Mengen 2014:
 Tag 1:
 300 Kaiserweck
 40 gr. Baguettes
 Tag 2:
 300 Kaiserweck
 10 gr. Baguettes
 Tag 3:
 250 Kaiserweck
  • Preise:
    • 1 EUR pro Brötchen in die Frühstückskasse werfen
  • Einkaufen:
    • Aufstrich und Belag beim Einkauf einplanen
      • Kann jeden Tag nachgekauft werden, somit am Anfang grob für 1.5 Tage Menge planen und dann schauen wieviel am ersten Tag (Freitag, noch nicht so viele da) weg ging
      • Sprawl motivieren nochmal leckeren Aufstrich zu basteln
    • Serviertablets für Käse/Wurst
    • Einwegtischdecke
    • Einweggeschirr: Teller und Messer + einige Gabeln

(Lebensmittel)Hygiene

  • Das Ordnungsamt kann jederzeit unangemeldet vorbeischauen, und kann bei Problemen Getränkeverkauf, Essensausgabe oder sogar komplett die Fortsetzung der Veranstaltung untersagen.
  • Jemand sollte die ständige Einhaltung der Regeln überwachen.
  • Insbesondere: Frühstück (Kühlschrankbelegung), Bar (zubereitungs der Cocktails), Gulaschausgabe
  • Regeln







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