GPN:Howto

aus dem Wiki des Entropia e.V., CCC Karlsruhe
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GPN

Achtung: dieser Artikel ist chronisch veraltet.

Design/CI

technisch

  • Logo sollte in wenigen Farben druckbar sein (Tassen, Shirts, Plakate, ...)
  • je weniger feine strukturen um so haltbarer auf T-Shirts. Technisch machbar ist bis 0.5mm, aber das zerbröckelt dann schneller.
  • Farbverläufe und Schattierungen sind ungeschickt
  • Farben:
    • für T-Shirts/Tassen werden im HKS- oder Pantone-System angegeben. HKS-Farbfächer hat fxkr.
    • für Poster: CMYK. Mit freier Software extrem nervig. Am besten mit Inkscape erstellen, aber mit Scribus konvertieren.
  • nötig sind (falls jeweils gewünscht):
    • Merchandise: Tassen, T-Shirts/Hoodies, Schalen, Bändchen, Aufkleber
    • Badges (inkl. Sonderbadges: Troll/Entropia/SSDeV/Orga)
    • Videos: Titelbild, Pausenbild
    • Wiki: Sitelogo, Navilogo, Stylesheet
    • Anmeldung: Logo, Stylesheet
    • Einzelnes Logo: z.B. events.ccc.de, Twitter-Avatar
    • Infoflyer für Teilnehmer

inhaltlich

  • ein hoher Wiedererkennungsgrad ist erwünscht
  • Marken- und Urheberrechte beachten

Merchandise

  • Bestellvorgang *muss* 7 Wochen vorher begonnen sein. D.h. Deadline für Design eher 8 Wochen vorher. Zwischen "angefangen" und "Freigabe erteilt" liegen ~2 Wochen.
  • Tassen brauchen am längsten.
  • Frühzeitig Musterexemplare bestellen. Diese sind unbedruckt / anders bedruckt. Mit GPN-Logo bedruckte Muster sind aufgrund der hohen Druckvorkosten bei Siebdruck eher zu teuer (Größenordnung: 70€/Farbe bei Tassen).
  • Evtl. direkt ins ZKM schicken (vorher abklären!). Unbedingt Trackingnummmer geben lassen; im Gewerbehof sonst evtl. unauffindbar.

Presse/Marketing

Für den korrekten Umgang mit Pressevertretern ließ bitte das PresseHowto!

zeitlicher Ablauf

Die PR soll in sinnvollen zeitlichen Abschnitten ablaufen:

  • im Januar
    • Call for Motto
      • allgemeine Information zum GPN
      • Termin (sofern die Glaskugel das zulaesst)
  • sobald der Termin 100% sicher ist
    • Veranstalltungskalender
      • ka-news, INKA-Stadtmagazin, Klappe auf, Frizz, ...
  • nach dem Easterhegg (Ostern)
    • dem Motto angepassten Call for Participation/Papers
    • Vortragende sollen sich im frab anmelden, dann Vortrag dort einreichen
      • sont per Mail ans content Team wenden (gpn-content@entropia.de)
    • Besucher sollen sich anmelden
    • Termin
    • Veranstalltungsort
  • 1 Monat vor der Veranstalltung
    • Presse mit "Highlights" des Fahrplans versorgen
    • allgemeine Information was ist die GPN
    • Ansprechparter vor Ort nennen
      • allgemeine EMailadresse fuer Presseanfragen presse@entropia.de
  • auf der Veranstalltung
    • Interviews geben
    • Fotopolicy erklaeren
    • Laecheln und Winken

organisatorisch

Es gibt eine Liste mit Kontakten und Emailadresssen. Diese Liste ist nie vollstaendig.

Anfragen werden vermutlich kommen, aber an Marketingveranstalltungen oder Kooperationen sind wir eher nicht interessiert. (zB nerd-zone)

HFG-Kontakt

HfG-Kontakte im Intern-Wiki

Versicherung

  • Veranstalltungshaftpflicht


  • Zusaetzliche Versicherung fuer geliehene Gegenstaende
    • muessen mit Wertangabe aufgelistet sein

Geld

  • Wechselgeld
    • 0.10 EUR Muenzen
    • 0.20 EUR Muenzen
    • 0.50 EUR Muenzen
    • 1.00 EUR Muenzen
    • 2.00 EUR Muenzen
  • Papier fuer Muenzrollen
  • Transportbeutel zum Kassen abschoepfen
  • Kassenprotokolle

Einkauf

Fuer den Einkauf braucht man:

  • Eine CCSharper Karte
  • Eine Metro Karte
  • Ein Auto
  • Ausreichend Geld um den Einkauf zu bezahlen

Kurz vor der GPN geht man auf die Seite https://entropia.de/GPN{GPNAktuell-1}:Einkaufsliste und kopiert diese fuer die aktuelle GPN. Danach passt man die Zahlen Prozentual zu den mehr oder weniger Anmeldungen an.

Am Tag 0 der GPN geht man dann zuerst in den CCSharper einkaufen und besorgt den Rest in der Metro

Am Freitag und Samstag fragt man dann jeweils an der Bar und der Info nach was nachgekauft werden muss und kauft diese Dinge nach.

Getränke

  • Loscher LKW stellt sich hinten bei der berufsschule SCHRÄG!! wegen untergrund.
  • Mate über den Bürgersteig bis zur ecke fahrne und dort dann runter fahren.
  • Loscher VORHER 3 MAL !!einself! sagen das auch Pfand mit muss. Mit GENAUER Palettenzahl

Eis

  • Icefuzzy bietet crushed Ice, Eiswürfel und Gefriertruhen

Gulasch

Content (Stand: GPN14)

  • CfP: geht traditionell nach dem Easterhegg raus, da sind keine großen Veranstaltungen mehr dazwischen (TODO was ist mit dem neuen Kölner Event?)
    • Vorher
      • Anmeldeseite einrichten (liegt auf luffa.bl0rg.net, Account und entsprechende Unix-Gruppe geben lassen)
      • florolf vorwarnen, dass er Mails bekommen wird
      • Login für gpn-content@entropia.de ausprobieren, Mailbox nochmal aufräumen
      • Frab einrichten, Veranstaltung anlegen (s.u.)
      • Presseverteiler durchgehen, evtl. aktualisieren [1]
      • entropia.de/GPN$n$ ausreichend befüllen
    • CfP enthält:
      • Datum
      • Ort
      • Was gibt es?
      • Vorträge (möglichst) ins frab
      • Anderes nach gpn-content@entropia.de
      • Uns gefällt alles!
      • Anmeldung, Shirtvorbestellung
    • CfP zuerst auf events.ccc.de und per Mail, dann Twitter etc. mit entsprechendem Link
  • frab
    • Ein globaler Admin muss eine neue Veranstaltung anlegen
    • Conference Settings
      • Settings: Auf jeden Fall kleinstmögliche Timeslotlänge wählen (00:05). Wer weiß, was kommt?
      • Settings: Größtmögliche Maximallänge wählen
      • Schedule: Program export base url bei Bedarf setzen, wenn frab-export gewünscht (relativ zum Host, war bei GPN14 z.B. "/~andi/gpn14-fahrplan/")
      • Der Rest sollte selbsterklärend sein
      • Bisher haben wir nicht nach Tracks getrennt
    • CfP starten
      • Start Date: time();
      • End Date, Hard Deadline: Erfahrungsgemäß passt auch am Tag vorher noch ein Vortrag irgendwo rein. Guter Zeitpunkt für das Enddatum ist der Montag vor dem Aufbau.
    • frab benutzen: War eigentlich ganz angenehm. Bugs einfach an die Entwickler weiterleiten
      • Zwischendurch ruhig schon Vorträge annehmen
    • Mediawiki-Export: Andi ist noch nicht dazu gekommen, den Code zu anonymisieren. Gibts bei Bedarf für Entropianer.
  • Zeitplan
    • Beim ersten Treffen mit dem Techniker: Beginn, Ende und große Pause sollte feststehen
      • Am Ende lieber reichlich Zeit dazugeben (z.B. 1 Stunde)
      • Bei der Pause sind noch kleine Korrekturen möglich
    • ca. 3 Wochen vorher Fahrplan das erste Mal finalisieren
      • Dann abwarten, dann Leute treten, dass sie bestätigen sollen
      • Besondere Bedürfnisse den Technikern mitteilen!
  • Auf der GPN
    • Leuten hinterherrennen
    • Während der Vortragszeiten erreichbar sein.
    • Techniker auf dem Laufenden halten (wollen lieber einen ausgedruckten Plan)


Transport

  • fruehzeitig bei Stadtmobil Transporter buchen
    • für jede Station 1.5h (eher 2) rechnen
    • etwas länger buchen als Überziehungsstrafe zahlen
  • Kontaktpersonen frueh ueber den geplanten Ablauf der Abholung/Rueckgabe informieren
    • Kontaktinformationen ins intern-wiki speichern
    • "lokale Entropianer" mit einbeziehen und am besten gleich als Helfer im Auto mitnehmen

geplante Fahrten

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  • Dienstag
    • Retrogames
  • Mittwoch
    • Hadiko K1 Bar
    • Hadiko Festlager
    • DAV Sektionszentrum
    • JuBeZ
    • Eisfuzzy
    • C+C Scharper od. Metro
    • Entropia
  • Sonntag
    • Hadiko K1 Bar
    • Hadiko Festlager
    • DAV Sektionszentrum
    • Entropia
  • Montag
    • Eisfuzzy
    • JuBeZ
    • Bäckerei

Aufbau

Aufbauskizze der GPN13

  • Vorbereitung
    • Lang vorher
      • Sofas vom Hadiko (K1) bestätigen
      • Hadiko-Festlager bestätigen
      • Mit HfG-Kontaktperson: Räume mieten, Beamer reservieren, Hausmeister abklären
      • Zeitrahmen für Vorträge absprechen und Räume entsprechend reservieren und Techniker vorwarnen.
      • Anmeldungen von Geräten mit viel Stromverbrauch entgegennehmen und dafür planen
      • Bodentankwerkzeug besorgen/selbst bauen (Gewindestange, Durchmesser bei Gelegenheit vermessen)
    • ca. 3 Wochen vorher: Treffen mit dem Hallenmeister (zusammen mit anderen Orga-Leuten)
      • Ungefähren Aufbauplan besprechen
      • genaue Vortragszeiten besprechen ==> Technikerschichten
      • Strom-, Netzverlegung klären
      • Loungedesign klären, auf Brandschutz achten.
      • Soundanlagen für Vortragsräume planen
      • Bühne für großes Studio klären (GPN13: 6 Elemente)
    • Wo man schon mal da ist
      • vorhandene Bühnenelemente schätzen
      • vorhandene Stühle schätzen
  • Material
    • Tische
      • HfG: 21
      • ZKM: 23
      • Wackel HfG: 7
      • AKK: 11
      • Bier: 34
      • ZKM-Holz: 4
      • Other: 10
      • Bier (schwarz): 1
      • Bar (3 Teile): Steht irgendwo in der HfG
      • HfG-Tischlager (ca. 10): 1.OG beim kleinen Aufzug, siehe Plan
        • Für die Tischplatten gibt es einen speziellen Wagen (blaue Metallrohrkonstruktion, auf GPN13 nicht auffindbar gewesen)
      • Bierganituren
        • Die vom Getränkehändler markieren, damit sie zum Abbau sortiert werden können
    • Stühle
      • Stuhllager EG: Sollte bis oben hin voll sein, ist es aber manchmal nicht
      • Stühle aus dem ZKM: Gut 100 Stück
      • Stühle für den Lichthof: Stehen da, wo die Bar war
      • Bierbänke
    • Strom
    • Netzwerk
      • NOC kümmert sich um die Hardware
    • Sofas
      • Aus der K1-Bar ausleihen
      • Sofas müssen B1 (Schwerentflammbar) sein, das muss mit einem Zertifikat bestätigt werden.
    • HfG-Technik
      • Beamer
      • Kameras
      • Leinwände (1 Programmierspiel, 1 Party)
  • Randbedingungen fürs Layout
    • Tische
      • Anzahl Tische <= Anzahl Switche (NOC fragen)
      • Fluchtwege/Notausgänge müssen frei bleiben, zwischen den Tischen sollte noch ein bisschen Platz bleiben
    • Stühle
      • 100 zusammensteckbare Stühle fürs große Studio abzweigen (z.B. ZKM-Stühle; beim Abholen Verbinder mitnehmen)
    • Mindestausstattung Technik
      • Rechner, Bildschirm, Beamer für Info-Beamer
      • Rechner, Bildschirm für Infotresen
      • 1 Rechner pro Vortragssaal für Streaming
  • Ablauf des Aufbaus (GPN13)
    • Zwei Tage Zeit (Mittwoch und Donnerstag). Ist nicht ganz nötig, wenn alles gut läuft.
    • Grober Ablauf: Mittwoch: Tische, Stühle, Bar. Donnerstag: Technik, Feinheiten
    • Mittwoch
      • Lichthöfe aufräumen (vielleicht fegen)
      • Tischpositionen markieren (unterhalb der Traverse)
      • Tische und Stühle holen (kann man auch schon machen, bevor der Platz dafür da ist)
      • 100 Stühle fürs Studio abzählen und aufstellen (nach Vorgaben des Technikers)
      • Strom und Netzwerk an die Traverse hängen
        • Das ist empfindlich für Verspätungen, weil die Einrichtung des Lichthofs darauf dependet, dass die Traverse endgültig oben ist. Außerdem hängt die doof im Weg, wenn sie unten ist.
      • Tische und Stühle aufstellen
      • Workshopraum aufräumen

GPN14

  • policy sachen vorher klar ausdiskutieren nicht wärend des aufbaus leuten von 3 orgas 3 antworten bekommen
  • mehr tische und stühle

Strom

  • HfG Studiolager: lange Schukokabel, Drehstromverteiler
  • Hadiko-Festlager: komplett ausleihen
  • evtl. AKK

InfoDesk

vor der GPN

  • Drucker organisieren
    • Testen, ob der Drucker auch wirklich druckt
  • Druckvorlagen fuer Schilder entwerfen
    • git nutzen, um vorhandene Schilder anzupassen / schilder verfügbar tu halten
    • A1 Vorlagen fruehzeitig an Obelix zum plotten
  • Festen Inforechner vorbereiten
    • Tastatur, Maus, Monitor
    • Fertig installiertes System mit Standard-Nutzer (Alle Entropia-Info-Trolle sollten Passwort wissen)
  • Inkscape und schriften installiert, um Schilder auszudrucken
  • Drucker eingerichtet
  • SIP-Telefon organisieren und einrichten, um von aussen erreichbar zu sein (Bäcker)


  • NOC fuer Kabelnetz anfragen, wird für Infoterminal und Aussen-Telefon (SIP) gebraucht
  • POC fuer Infodesktelefon
  • Mikro für Durchsagen (Pizza kommt, Dinge verloren, Nerds verletzt)
  • organisieren eines abschliessbaren Raum fuer das Lagern der Tshirts und Tassen, nachts
    • Hier hat sich der Netzwerkschacht bewährt, da mehr als ein Schlüssel verfügbar ist und somit nachts spontan eingeschlossen und frühs schnell aufgeschlossen werden kann
beim Aufbau
  • T-shirts/Hoodies sortieren und zaehlen
  • Tassen zaehlen
  • verhindern das Leute den Infodesk als Garderobe nutzen
ab Tag 0
  • benoetigtes Material:
    • Laminierfolien
    • Umhangebendel
    • Locher
    • Schere
    • Eddings
    • Druckerpapier A4
    • Gaffaklebeband
  • Gebaeudeplan ausdrucken
  • Zaehllisten ausdrucken
  • min. 12 Tassen mit eine Laminierfolie, einem Umhangebaendel und einem Infoflyer vorbestuecken
  • Lautsprechern mit guter Musik versorgen
Jeden Tag
  • Aktuellen Fahrplan ausdrucken / vorhandenen Patchen
Tag 3 (vorletzter Tag)
  • Ab 18 Uhr Reste (Shirts/Hoodies/Vorbestellungen) freigeben, vorher ankündigen/zeitnah durchsagen

Bar

Bar Orga

NOC

Das NOC macht alles so wie immer. Dazu gehoert: schreib nix auf, damit nicht jemand auf die Idee kommt etwas anders zu machen.

  • ausleihbare Hardware

WLAN

POC

Der Aufbau der DECT-Anlage erfolgt zweistufig. Am Wochenende vor der GPN sollten folgenende Komponenten aufgebaut werden:

  • Telefonanlage im HfG-Serverraum
  • Basestation Serverraum
  • Basestation HfG-Lichthof (Durchgang Richtung ZKM)
  • Basestation HfG-Lichthof (Ausgang Lorenzstr.)
  • Telefon Serverraum

Dadurch ist gewährleistet, dass beim Aufbaustart eine DECT-Grundversorgung gegeben ist.


Ab Aufbaustart sollten dann die restlichen Komponenten in angegebener Reihenfolge installiert werden:

  • Tischtelefon Infotresen
  • Basestation ZKM-Foyer
  • Basestation im Freien über dem Ausgang Ost
  • Tischtelefon Bar
  • Tischtelefon NOC
  • Tischtelefon POC
  • Tischtelefon VOC

Für jeden Vortragssaal:

  • eine Basestation
  • ein Tischtelefon

Für Workshopräume:

  • ein Tischtelefon

zu verteilende Handsets:

  • Hausmeister HfG
  • Leitstelle ZKM (für normale Anrufe)
  • Leitstelle ZKM (für Notrufe)


nötige Sammelgruppen:

  • Orga
  • NOC
  • VOC
  • CERT

VOC

  1. Das CCC-VOC bestellen
  2. Profit

CERT

Deko

Helfer/Troll-Orga

  • http://trollsystem.de/ aufraeumen
    • alte Schichten loeschen
    • Berechtigungen setzen
    • Troll Aufgabenklassen ueberpruefen

6 Woche vor der Veranstalltung

  • Dankeschoen fuer helfende Trolle bestellen

1 Woche vor der Veranstalltung

  • Mail an Trollemailingliste
    • wo anmelden fuer das Trollsystem
    • wann beginnt der Aufbau
    • wer ist Aufbau Koordinator

ab Tag 0

  • "Wir brauchen Trolle" Schilder aufhaengen
  • angekommene Trolle im trollsystem markieren
  • xcal Fahrplan ins Trollsystem importieren
  • unbesetzte Schichten im Auge behalten
    • Trolle direkt ansprechen ob sie nicht die Schicht uebernehmen
    • Trolle davon abhalten zu viele Schichten hintereinander zu machen

am Samstag abend

  • Liste der geleisteten Schichten festhalten
    • Ausgegebene Trolldankeschoens festhalten

Frühstück

  • Frühstückskasse organisieren
    • z.B. hübsch gestalteter, beklebter und beschrifteter Schuhkarton mit Schlitz im Deckel
  • zuverlässige Orga, die morgens da ist und koordiniert
  • Eigenen Kühlschrank für die Ausgabe, da Spuckschutz und Kühlung gewährleistet sein muss
    • Lebensmittel in anderem Kühlschrank lagern, zur Ausgabe auf Platten umpalkcen und dann in diesen Kühlschrank, der direkt an der Frühstücksauslage steht, umpacken
  • Brötchen
    • Vorbestellen bei Bäcker -> Spätestens eine Woche vorher anfragen, 2 Tage vorher finalisieren, mit Adresse und Festnetznummer für Rückfragen (-> Extern erreichbares Info-Telefon (SIP))
    • Aufgrund der großen Mengen bekommen wir die Brötchen mittlerweile von einem Fahrer direkt an die GPN geliefert. Hier muss jemand am Infotresen Nachtwache machen oder früh da sein, um sie in Empfang zu nehmen!
      • Ansonsten Abholen am entsprechenden Tag ab 9:45 Uhr
 Bäckerei Neff Filiale
 Boeckhstraße 26
 76137 Karlsruhe
    • Mengen 2014:
 Tag 1:
 300 Kaiserweck
 40 gr. Baguettes
 Tag 2:
 300 Kaiserweck
 10 gr. Baguettes
 Tag 3:
 250 Kaiserweck
  • Preise:
    • 1 EUR pro Brötchen in die Frühstückskasse werfen
  • Einkaufen:
    • Aufstrich und Belag beim Einkauf einplanen
      • Kann jeden Tag nachgekauft werden, somit am Anfang grob für 1.5 Tage Menge planen und dann schauen wieviel am ersten Tag (Freitag, noch nicht so viele da) weg ging
      • Sprawl motivieren nochmal leckeren Aufstrich zu basteln
    • Serviertablets für Käse/Wurst
    • Einwegtischdecke
    • Einweggeschirr: Teller und Messer + einige Gabeln

Party

  • Anlage: HaDiKo
  • DJs werden durch den Party-Beauftragten gesucht.
  • Effekte: Beamer und/oder ein paar einfache Lichteffekte für Stimmung.









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