GPN:Howto/Logistik

Allgemeines

Die Logistik spaltet sich in zwei Teile: Einkauf & Transport.

Natürlicherweise arbeiten beide Hand in Hand, da Fahrer und Orga Wesen knapp sind.

Zugänge

Interne Infos findet Ihr im Wiki: wiki.gulas.ch unter der entsprechenden GPN und im allgemeinen Teil

Die Zugänge werden über das SSO vergeben.

Jira

Die GPN-Orga benutzt für den internen Aufgaben- und Informationsfluss ein Jira Ticketsystem. Andere OCs können an unseren Servicedesk's Dinge für den Einkauf oder den Transport bestellen. Wir bearbeiten die Tickets dann in unseren Projekten (siehe oben) im Jira.

Die Stati sind wie folgt genutzt:

• open: muss noch erledigt werden. wenn zugewiesen, wird sich jmd drum kuemmern
• in progress: wird gerade erledigt, Person ist zugewiesen/zustaendig
• waiting for customer: warten auf rueckfrage
• waiting for date: kann noch nicht besorgt werden (frische dinge, kann nicht zwischengelagert werden, und so)
• in transit: ist bestellt, noch nicht da
• waiting for others: wartet aus anderen gruenden
• arrived: ist im entropia, aber noch nicht am zielort (office-discount, premiumcocktailbar, usw. Dinge wo leute meinten "liefern an (bspw) BAR", aber die Bar ist noch gar nicht da.
• closed: fertig, komplett, bestellende Partei hat die Ware in der Hand

Besonderheiten =

• Der Einkauf und der Transport bearbeiten beide Ihre Sachen in einem Kanbanboard. Dies zeigt Tickets und deren Zustände gut an und stellt dies graphisch dar.

Email

Die Emails die an loc@gulas.ch gehen, werden an ein Mailman geschickt. Es ist ratsam vorher eine Weiterleitung zu aktivieren, da das Backend Emails nicht speichert.

Wiki

Es gibt ein Logistik Projekt in dem GPN Wiki für jede GPN.

Führerscheine

Seit ein paar Unfällen wollen wir sicher gehen das Leute auch die entsprechenden Führerscheine und die Fahrerfahrung besitzen, um Fahrzeuge zu fahren. Daher führen die Teamleads eine Teamliste mit Namen. Diese Liste hilft zudem auch dem Backoffice um festzustellen, wer Fahrzeuge fahren darf.

Tourenplanung

Transport plant Touren und Fahrzeuge. Es ist ratsam eine Grobplanung und anschließend eine Feinplanung zu machen. Aus den Planung ergibt sich anschließend, welche Fahrzeuge Ihr buchen müsste.

Zeitplan

Vor GPN-Kickoff

• Teamleads grob feststellen
• Vorab bereits anfragen wer im Team sein könnte
  • (Orga-Wesen sind rar)
• Herausfinden was auf der vorherigen GPN gut lief
• Herausfinden was auf der vorherigen GPN schlecht lief

GPN-Kickoff

• Grobes Team vorstellen
• Streitpunkte von der letzten GPN klären

Nach GPN-Kickoff bis Neujahr

• Team zusammenstellen
  • Am besten Wesen die schon mal Einkauf/Transport gemacht haben
• An GPN Orga Plenen teilnehmen
• Jira Livegang abwarten
• Jira anpassen

Januar

• Jira Zugänge für Teammitglieder besorgen
• Erstes Teammeeting ansetzen
  • Agenda für erstes Treffen vorbereiten
• Announcen der Öffnung des Servicedesks
  • Absofort auf jedem Plenum ankündingen das Leute über den Servicedesk einkaufen sollen

Februar

• Mitglieder in Jira einführen
• Servicedesk absofort abarbeiten

Einkauf

• Dinge bestellen
• Metro-Karten für Mitglieder besorgen
• Teamwesen Guide zeigen, wie man Geld ausgibt
• Wesen Großmärkte zeigen (Metro, Bauhaus etc.)

Transport

• Grobe Touren Planung machen
• Anhand der Anfragen feine Touren Planung machen
  • Beispiel siehe GPN-Wiki vorheriger GPN
  • Fallback: GPN19:Orga/Transport
• Fahrzeuge buchen (siehe Fahrzeuge)
• Mit anderen OC's über Touren reden
• Führerscheine kontrollieren
• "Wie man Ladung sichert"-Teammitgliedern zeigen

März bis GPN

• Teammitglieder an Backoffice für Orga-Badges melden
• Telefonnummer beim POC anmelden
• Mit Backoffice & Trollhöhle Zusammenarbeit absprechen

Einkauf

• Vorkonfektieren von angekommenen Paketen
  • Am besten in Euroboxen

Transport

• Aufzugsnutzung mit Wirkstatt abklären
• Halteverbot zum Be/Entladen klären

GPN Tag -2

• Einkauf macht erste Einkaufstour

GPN Tag -1 bis GPN Tag 5

• Transport von Dinge gemäß Touren Planung
  • Zum ein und ausladen Trolle von der Trollhöhle anfordern
  • Schlüssel im Backoffice immer Abends abgeben
  • Die Tourenplanung wird nicht zu 100% aufgehen, daher spontan mit dem Team agieren
• Abtransport von Dingen
  • Sonntag & Montag müssen Dinge abtransportiert werden, die in den Tagen zur GPN geschafft wurden. Das ist stressig und braucht viele Wesen.

Nach GPN

• Reflektion
  • Was lief gut, was nicht so?
• Dinge einlagern die noch paletiert rumstehen.
• Entspannen (Hahaha, guter Witz)

Fahrzeuge

Buchen

• Frühzeitig bei Stadtmobil Transporter buchen
  • Lieber etwas länger buchen. Überziehen ist teuer, stressig und asozial.
• Auf- und Abbau: 2 Fahrzeuge
• Tabelle erstellen und ausfülle, Beispiel hier: GPN19:Orga/Transport
• Kontaktpersonen frueh ueber den geplanten Ablauf der Abholung/Rueckgabe informieren
  • Kontaktinformationen ins GPN-Wiki speichern
  • "lokale Entropianer" mit einbeziehen und am besten gleich als Helfer im Auto mitnehmen

Ladungssicherung

• Spanngurte nutzen
• Last gleichmäßig verteilen
• Alles voll stopfen damit sich nichts mehr bewegt ist so ein Hack, der zwar funktioniert aber den die Polizei nicht gerne sieht.
• Keine Pappkartons nehmen, alles anständig in Kisten verpacken
• Keine Druckgasflaschen in einem geschlossenen Fahrzeug transportieren
• Wenn das Fahrzeug keine passenden Punkte hat um die Spanngurte zu befestigen bringt dir auch der Spanngurt nichts.
  • Insgesamt muss die Ladung nur gut befestigt sein, aber keinen Thermonuklearen Krieg überlegen.

Vorraussetzungen

Vorraussetzungen an die Teammitglieder

Einkauf

• Eine Metro-Karte (oder Metro-Gastro)
• Einen Jira-Account
• 5000€ auf dem Konto
  • Falls doch mal vorgestreckt werden muss
• Motivation
• Ruhe & Gelassenheit

Transport

• Führerschein & Fahrerfahrung

FAQ

• Warum Jira?
  • Es braucht ein $Tool für Tickets
  • Irgendwie ist ein Ticket-System für alle schon ganz cool
  • Alle anderen Sachen waren schlechter für die GPN (und die Logistik) nutzbar

• Wo bekomme ich ein Auto her?
  • Die lieben Menschen im Backoffice verwalten die Schlüssel. Dort können die Schlüssel deponiert und abgeholt werden
  • PS: Autos sind Shareware. Daher die Schlüssel möglichst im Backoffice lagern und nicht in der Hosentasche.

• Wo kaufe ich ein?
  • Aufgrund der Gebindegrößen, ist die Metro der bevorzugte Großhandel. Vorsicht: Es wird eine Metrokarte zum Einkauf/Einlass benötigt.
  • Alles andere wird in den örtlichen Läden gekauft.

• Muss ich die Einkäufe alleine tragen?
  • Nein. Autos werden meist von (vielen) leeren Händen entladen.
  • Tipp: Wer lieb zur Trollhöhle ist, bekommt bestimmt Trolle zum entladen ;)
    • Idealerweise vorher anrufen (min 10min Vorlauf, also auf dem Metro-Parkplatz), und ankuendigen wo entladen werden soll (Kueche / Tor 2/3)

• Was muss ich noch beachten?
  • Die Leute wollen das Team erreichen. Daher ist das tragen eines DECTS sinnvoll
    • SIP ist auch sinnvoll
    • Das pflegen der Kontaktliste ist hilfreich für andere
    • Dem Backoffice eine Nummer zukommen zu lassen ist sinnvool.
  • Nett zu Wesen zu sein hilft dir und den Wesen weiter
  • Pausen sind wichtig. Das gilt für alle Teammitglieder.
    • Ja, auch Teamleads!