GPN:Howto/Orga

How to GPN Orga

Hallo Wesen, du bist auf Wegen nun Teil der GPN Orga geworden. Willkommen!

Um dein und aller Leben leichter zu machen bitte arbeite die folgende Liste ab:

Generelle Infos/Grundsätze

• Die Orga-Plenen sind für alle offen, die sich an der Orga beteiligen wollen, aber die Ansprechperson oder eine Vertretung für jedes OC (Operation Center: Team, das sich mit einer Aufgabe beschäftigt) sollte anwesend sein.
• Ein OC sollte idealerweise aus mehr als einer Person bestehen, um Überlastung einzelner Personen zu vermeiden.
• Jede Person ist Mitglied in maximal einem OC. Auch hier soll wieder niemand überlastet werden.
• Jedes OC hat eine Ansprechperson, diese kann von anderen Teams oder z.B. Menschen, die mitmachen wollen, kontaktiert werden. Außerdem sollte sie oder eine Vertretung auf den Plenen anwesend sein.

Deadlines

Um unsere Arbeit etwas zu strukturieren, legen wir Deadlines für verschiedene Dinge fest. Z.B. Design fertig bis, größere Einkäufe anmelden bis... Dafür gibt es die Deadline-Seite im GPN-Wiki. Gebt gerne Deadlines auf dem Plenum/auf Matrix bekannt und dokumentiert sie dann dort.

Orga-Liste im GPN-Wiki

Alle Mitglieder eines OCs werden im GPN-Wiki auf der Orga-Seite eingetragen. Die Ansprechperson ist hier fett markiert. Die Liste ist aktuell zu halten.

Orga-Liste im öffentlichen Wiki

Die Ansprechperson wird zusammen mit der Info, ob das Team noch Hilfe braucht, in dieser Liste eingetragen. Das passiert aus Transparenzgründen und als Kontaktweg für Menschen, die mitmachen wollen. Diese Liste ist aktuell zu halten.

Orga Jitsi/Plenum

Das Plenum ist für alle offen, die sich an der Orga beteiligen wollen.

Es gibt regelmäßig Sonntags um 20 Uhr ein Orga-Plenum. Der Wochenrhythmus hängt davon ab, wie lange es noch bis zur Veranstaltung ist (je näher, desto öfter).

Es wäre gut, wenn von jedem Team eine Person anwesend ist.

Zusätzlich sollen relevante Informationen vorher unter https://wiki.gulas.ch/GPN23/TOPs/ ergänzt werden.

Das Protokoll wird währenddessen im Pad (https://md.entropia.de/gpnorga-Jahr-Monat-Tag) von Protokollant*innen verfasst, wo man ohne SSO Zugang aber nur lesenden Zugriff hat und dann im GPN-Wiki zum Nachlesen archiviert.

Es gibt einen ICAL Kalender der read-only eingebunden werden kann und die Termine enthält, der aktuelle Link ist auch unter https://entropia.de/GPN23:Orga zu finden.

Dokumentation

Öffentliche Daten nützen, private Daten schützen.

Öffentliche und nicht-öffentliche Dokumentation

Die meiste GPN-Dokumentation befindet sich im öffentlichen Entropia-Wiki. So viel Dokumentation wie möglich sollte sich hier befinden. Im GPN-Wiki befindet sich Dokumentation, die sensible Daten enthält. Wer neue Dokumentation hinzufügt, sollte kurz überlegen, wo diese hingehört.

Detalliertes Howto für die einzelnen OCs

Viele OCs haben unter GPN:Howto eine Übersicht, wie ihr OC funktioniert. Diese ist aktuell zu halten!

Zuständigkeiten

Es gibt unter https://entropia.de/GPN$:Orga für die jeweilige GPN eine Übersicht über die Orga-Bereiche, eine Ansprechperson für jeden Bereich und ob der Bereich Hilfe benötigt. Diese Tabelle ist vor allem dazu da, um Orga-Interessierten einen Überblick über die Struktur und wo Hilfe gebraucht wird zu geben. Im GPN-Wiki gibt es eine äquivalente Tabelle, in der alle Mitglieder jedes OCs mit Kontaktdaten stehen. Fett markiert ist jeweils die Ansprechperson, die dann auch im öffentlichen Wiki eingetragen wird. Bitte bearbeitet immer beide Tabellen.

TOPs

Die TOP des nächsten (und der vergangenen) Plenen finden sich im GPN-Wiki. Wer einen Punkt hat, fügt ihn bitte vor dem Plenum in der Liste ein.

Protokolle

Die Protokolle der Plenen finden sich im GPN-Wiki.

Zugriff zu Diensten

Mailingliste

Es gibt eine GPN Orga Mailingliste, du kannst dich unter https://lists.entropia.de/postorius/lists/gpnorga.lists.entropia.de/ eintragen, aber nur mit diesem Deeplink, da die Liste versteckt ist und deswegen nicht in der Übersicht auftaucht. Anmeldungen müssen noch von einem Owner (madonius, herrbett, stored, twi und obelix) bestätigt werden.

Matrix

• Es gibt einen Matrix Orga Raum für Diskussionen und weiteres (GPN Orga): Dieser ist invite-only. Lass dich von jemensch aus dem Kanal einladen, zum Beispiel aus der PL oder deinem Team.
• Es gibt Matrix Orga Ankündigungen für Informationen ohne Disskusion. Bitte nicht stummschalten, hier kommen die wichtigsten Infos!

Andere Kanäle

Es gibt je nach Team ggf weitere Kanäle, zum Beispiel für die Küche, hier wirst du nach Bedarf eingeladen. Bei Interesse frage im Orga Kanal nach Einladungen.

SSO

Es gibt ein SSO das Zugriff auf diverse Dienste gibt. Für Zugriff siehe SSO.

Bitwarden

Für geteilte Secrets/Credentials haben wir eine Bitwarden/Vaultwarden Instanz unter bitwarden.entropia.de. Einladungen zu der GPN Orga Organisation können von Nicola, Twi und JC ausgestellt werden. Nachdem die Einladung angenommen wurde muss man noch ein mal unter dem Profil auf Bitwarden die Fingerprint Phrase des eigenen Accounts auslesen, und an den Einladenden übermitteln, damit der Account freigeschaltet werden können.

Pad

Es gibt ein zentrales HedgeDoc unter md.entropia.de das an das SSO angeschlossen ist. Alle Orga Protokolle werden hier mitgeschrieben und später im GPN-Wiki veröffentlicht.

Jira

Es gibt eine Jira Instanz unter https://ticket.gulas.ch/ bzw https://jira.gulas.ch/. Die ticket-Adresse ist ein redirect auf eine Seite mit angepasster Oberfläche (Service Desk) die bevorzugt für Anfragen an OCs genutzt werden sollte. Unter der jira-Adresse können die Anfragen als Tickets bearbeitet werden.

Fediverse

Es gibt eine gotosocial Instanz auf der manche OCs einen Account haben. Zugriff wird über das SSO verwaltet, es gibt keine Weboberfläche zum Zugriff, das muss über Clients geregelt werden. Für die Zuordnung von SSO Account zu fediverse Account bei transcaffeine melden. Einzelne OCs haben auch Accounts auf anderen Instanzen die nicht ans SSO angeschlossen sind, z.b. der Infodesk.

Trollsystem

Das Trollsystem ist unter https://troll.gulas.ch/ erreichbar und kann per SSO benutzt werden. Alle Leute in der Orga sollten hier einen Account haben da nur hierrüber Orga Goodies via Force Active oder ähnliches vergeben werden. Falls ihr erhöhte Rechte braucht fragt diese bitte per Jira-Ticket an.

Öffentliches Wiki

Es gibt das öffentliche Entropia Wiki. Alle Daten dort sind öffentlich les- und schreibbar.

Es gibt eine Liste von Teams und Ansprechpartner*innen unter GPN23:Orga in der sich Ansprechpartner*innen von Teams bitte eintragen.

GPN-Wiki

Orga-Dinge mit sensiblen Daten befinden sich im GPN-Wiki. Wer an der GPN-Orga beteiligt ist, bekommt dazu Zugang.

In der Orga-Liste im GPN-Wiki werden alle Mitglieder eines OCs eingetragen.

Aufgaben, die ein OC erledigen muss

Um als ein OC erfolgreich an einer GPN teilzunehmen, brauch es verschiedene Interaktion mit anderen OCs und es gibt Aufgaben, die ihr erledigen müsst. Generell sollten für Anfragen zwischen den Teams das Jira genutzt werden, falls es entsprechende Einträge gibt. Dies gilt zum Beispiel für das Anlegen von Trollschichten, den Einkaufen oder den Auf- und Abbau.

OC-spezifische Aufgaben finden sich unter GPN:Howto.

Trollschichten erstellen lassen/Force active setzen lassen

Bitte meldet dem Trolldesk möglichst früh via Jira-Ticket, wie viele Trolle wann in welchen Schichten ihr benötigt. Falls das später geändert werden soll, könnt ihr das auch per Ticket anpassen lassen oder erhöhte Rechte anfragen um das selbst zu ändern.

Ihr solltet eure Teammitglieder auch force active schalten lassen, wenn sie bereits vor der GPN Dinge für die GPN gemacht haben. Nur dann könnt ihr Essensvoucher und ein Troll-Goodie bekommen.

Transport bei Logistik anmelden

Die Logistik spaltet sich in den Einkauf und den Transport auf. Da chronischer Fahrermangel herscht und die Aufgaben zusammen erfüllt werden, finden sich beide Teilbereiche in der Logistik wieder.

Käufe bei Einkauf beantragen

Falls euer OC Bedarf an Dingen hat, die eingekauft werden müssen, eröffnet so früh wie möglich ein Ticket beim Einkauf und listet genau auf was, bis wann und wohin ihr es benötigt.

Telefone/Nummern beim POC anmelden

Falls euer OC per DECT erreichbar sein soll oder DECT Geräte, Tischtelefone, etc braucht, meldet euch beim POC.

How to pflegen

Es gibt im öffentlichen Wiki ein GPN:Howto in dem leider chronisch veraltet, aber umfangreich steht was die Orga in ihrem jeweiligen OC alles beachten muss um das OC zu organisieren. Bitte aktualisiert das regelmäßig, wenn ihr Teil eines OCs seid.

Finanzplan bei Finanzen abgeben

Um vor der Veranstaltung einen Überblick über Ausgaben und Einnahmen zu haben, braucht das Finanz OC einen groben Plan von jedem OC.

Die aktuelle Deadline (GPN22) dafür findet sich hier.