Zahlungsarten
Sortiert nach Präferenz, in absteigender Reihenfolge:
- Vorkasse
- Rechnung
- Andere Bezahlung durch den Vorstand direkt vom Konto
- Auslage durch Mitglieder, welche durch den Vorstand erstattet werden muss.
Das heißt nicht, dass eine Auslage durch Mitglieder nicht möglich ist. Wenn es vermeidbar ist, sollte es aber vermieden werden.
Rechnungen
Um etwas bezahlen zu können, brauchen wir eine Rechnung, ausgestellt auf den Entropia e.V.. Ausnahmen davon sind unbedingt zu vermeiden. Worst case akzeptiert das Finanzamt derartige Rechnungen nicht, was sehr teuer für uns werden kann.
Für eine Rechnung die auf den Entropia ausgestellt sind, gilt es sowohl, "Entropia e.V." auf die Rechnung zu schreiben, als auch unsere Anschrift als Rechnungsadresse zu verwenden.
Falls die Möglichkeit besteht die Umsatzsteuer-Id (Ust-Id) anzugeben und für unseren Wirtschtaftsbetrieb eingekauft wird, bitte unsere Nummer angeben. Diese lautet: DE-367703656.
Besonderheiten
Amazon
Wir haben einen Amazon Business Account. Wir verwenden Amazon nur wenn wir im sonstigen Online Handel keine vergleichbare Ware erhalten. Bestellungen auf Amazon bitte immer über diesen durchführen. Authentifizierungen hierfür geht mittels Entropia SSO, der Einstieg funktioniert über diesen Link.
Bauhaus, Hornbach, MediaMarkt/Saturn, Scheck-In Center, sehr viele andere Läden auch
Eine Quittung ist schön, aber keine Rechnung. Ein Kassenzettel, ist auch schön, aber auch keine Rechnung. Die meisten Läden haben die Möglichkeit, auch Rechnungen auszustellen. Wenn immer das möglich ist, sollte das auch passieren. Zum Beispiel: Bauhaus hat im Ausgangsbereich hinter den Kassen immer ein Self-Service Rechnungsterminal stehen. Hier scannt man die Quittung, gibt Daten ein, und bekommt eine Rechnung ausgedruckt. Hornbach, MediaMarkt und Saturn können direkt an der Kasse Rechnungen ausstellen. Beim Scheck-In Center bekommt man Rechnungen an der Info.
Sonstiger Onlinehandel
Wir haben Accounts mit zentralem Einkauf für einige Firmen, bei denen wir im Direktvertrieb regelmäßig bestellen, oft auch mit besonderen Konditionen. Wenn wir einen zentralen Account haben, sollte dieser unten vermerkt sein und auch für einen Einkauf verwendet werden. Wenn es die Möglichkeit gibt Geschäfts-Accounts anzulegen, dann gerne auf den GPN-Einkauf oder den Vorstand zukommen.
Autos
Wenn irgendwie möglich, sollen Fahrten mit dem entropianischen Stadtmobil Account gebucht werden. Private Autos oder Carsharing mit Fremden Accounts sind unbedingt zu vermeiden, und werden ohne vorherige Genehmigung durch den Vorstand nicht mehr erstattet. Bei Stadtmobil, bitte niemals für die Tankfüllung oder ähnliches in Vorkasse gehen: Sowohl Stadtmobil als auch wir brauchen den Beleg im Original. Die beim Stadtmobil beigelegten Tankkarten sind unbedingt zu verwenden.
Fahrzeuge, die außerhalb des Angebots von Stadtmobil liegen, also zum Beispiel LKWs, dürfen auch in anderen Autovermietungen gemietet werden.
Hier haben wir seit neustem (2024) einen Account bei Europcar. Wenn möglich diesen verwenden. Gibt zwar mit dem Business Account Rabatt, aber wir sollten trotzdem gerne vorher Preise der Vermietungen vergleichen.
Kleinanzeigen, eBay, andere Gebrauchtwaren und co.
Beim Kauf gebrauchter oder wiederaufbereiteter Ware lässt sich schnell viel Geld sparen. Doch auch hier gilt es Obacht zu bewahren. Beim Kauf dieser Art von Ware ist darauf zu achten, wer hier der Verkäufer ist. Gebrauchtwarenhändler stellen eigentlich immer Rechnungen bereit. Im Idealfall sogar mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Dies ist der bevorzugte Weg Gebrauchtware zu erwerben. Es gibt hier Gewährleistung und Rückgaberechte, fast wie bei Neuware.
Auch Privatpersonen können Rechnungen schreiben. Solltet ihr für den Club etwas von Privat ankaufen, besteht auf eine Privatrechnung, auch wenn diese für uns den Nachteil hat, dass hier keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist, es kein Rückgaberecht gibt, und Gewährleistung bei Mängeln nicht vorhanden ist.
eBay
Bei eBay gibt es Privat und Geschäftliche Konten, mit einem Privatkonto können keine Rechungen erstellt werden, die Firmen Adressen beinhalten. Bitte einen Entropia Account nutzen. Hier kann der Entropia die Rechnung auch meist direkt per Vorkasse bezahlen.
Liste von Zulieferern
| Name | Kategorie | Zahlungsart | Ordentliche Rechnung | Berechenbarkeit-Support | Ansprechpartner:in |
|---|---|---|---|---|---|
| RockShop | Eventtechnik | Rechnung/Bar | ja | nein | Vorstand, stirling
GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) |
| Metro | Food/Non-Food/Gastro | Rechnung/Bar | ja | ja | Vorstand, GPN Einkauf |
| InterGastro GmbH & CoKG | Gastro | Rechnung/Vorkasse mit Skonto | ja | nein | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) |
| IKEA Business | Geschirr/Deko | Bar/Bezahlkarte | ja | ja | paule, Vorstand, GPN Einkauf |
| FeNoMed (DocMedical GmbH) | Medizinbedarf | Rechnung | ja | nein | |
| MedicalCorner24 | Medizinbedarf | Vorkasse | ja | nein | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) |
| OfficeDiscount GmbH | Buerobedarf | Ueberweisung | ja | nein | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) |
| Molton Discount | Molton | Vorkasse | ja | nein | |
| [1] | Harten Alkoholl | Vorkasse | ja | nein | |
| Lidl Online | Food/Non-Food | Vorauskasse | ja | nein | Tarirah/Peter |
| enviropack (envirogroup) | Stretchfolie | Vorauskasse | ja | nein | emperor |
| BaerenTreff - Der Fruchtgummiladen | Gummibaerchen | Vorauskasse | ja | nein | |
| BEARS & FRIENDS Onlineshop | Gummibaerchen | Vorauskasse | ja | nein | |
| himmlisch.de | Gastro Event Verleih (Geschirr/Spülmaschine) | Rechnung | ja | nein | morbidick |
| L.Schenk GmbH & Co. KG | Obst & Gemüsegroßhandel | Rechnung | ja | nein | morbidick |
| K. Beißmann Gase + Technik / Transport + Logistik | Propangas | Rechnung | ja | nein | morbidick |
| Amazon Business | General purpose | Lastschrifteinzug | ja | nein | Vorstand |
| Bauhaus | Baumarkt | Vorauskasse/Auslage/Rechnung | Rechnungsdrucker hinter Kasse | ja | jcgruenhage, stirling |
| Hornbach | Baumarkt | Vorauskasse/Auslage | An der Kasse fragen | ||
| MediaMarkt | Elektronik-Konsumerhandel | Vorauskasse/Auslage | An der Kasse fragen | ||
| Saturn | Elektronik-Konsumerhandel | Vorauskasse/Auslage | An der Kasse fragen | ||
| ScheckIn Center | Supermarkt | Vorauskasse/Auslage | An Infopunkt mit Quittung auf Nachfrage | jcgruenhage | |
| Stadtmobil Karlsruhe | Carsharing | Lastschrifteinzug | ja | Stadtmobil | |
| Blinkyparts | Lötsets und Elektronik | Rechnung | ja | promasu, Vorstand, GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | |
| Hubwagen.de | Flurfördergeräte & Hebetechnik | Vorkasse/Rechnung | cubicroot, GPN LOC, Lager-Team | ||
| allbuyone.com | Eventbedarf | Vorkasse | unbekannt | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | |
| kws-electronic.shop | Netzwerktechnik | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| mex-al.de | Lebensmittel | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| pharmeo.de | Medizinbedarf | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| Shop Apotheke | Medizinbedarf | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | |||
| asiamover.de | Lebensmittel | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| ttt48.de | COVID Tests | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| vkf-renzel.de | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | |||
| Profizelt24 | Zelte | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| Flaschenbauer.de | Lebensmittelbehälter | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| Kabelscheune.de | Glasfaser | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| erste-hilfe-schneider.de | Medizinbedarf | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| thomann.de | Eventtechnik | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| planeofood.de | Lebensmittel | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) | ||
| kokku-online.de | Lebensmittel | Vorkasse | GPN Einkauf (Zugangsdaten im Vaultwarden) |