GPN:Howto/Einkauf

Einkauf

Du brauchst es? Wir kaufen es!

How To Einkauf

Was brauche ich?

• Eine Metro-Karte (& Metro-Gastro)
• Einen Jira-Account (wie alle in Orga)
• 500(0)€ auf dem Konto falls du doch mal bezahlen musst
• Idealerweise einen Fuehrerschein
• Motivation
• Ruhe & Gelassenheit

Bezahlmethoden

In Beliebtheit beim Finanzer absteigend:

1. auf Rechnung
2. per Vorkasse
3. Geld auslegen mit Rechnungsadresse Entropia e.V.
4. alles andere (mit gültiger Rechnung)
5. alles weitere (zB eBay oder Kleinanzeigen Second Hand).

Vor dem Event

Alles was du vor der GPN wissen solltest

• Was muss ich beachten?
  • Bei ueblichen Supplieren (RockShop, Office-Discount, ...) Sammelbestellungen vorher machen
  • Sammelbestellungen mit 2-3 Wochen Vorlauf mindestens 2-3 mal ankuendigen, per Chat und Mail
  • 3-4 Wochen vor GPN alle erinnern, dass wenn Lieferzeit ~2 Wochen ist, _jetzt_ man bestellen sollte (Feiertage, Ueberweisungen, ...)
  • Mit Logistik eng absprechen, wer wann was wohin transportiert, Sperrgut direkt an obelix@ZKM liefern lassen (und obelix immer in the loop halten/fragen!)
  • Klar kommunizieren dass man am Feiertag / %uhrzeit nicht mehr einkaufen kann, und letzte Tour in Orga-Chat ankuendigen (mit Vorlauf!)

Alte Anleitung below. Bei aktueller GPN Scale etwas zu yolo:

• • Mach einen ersten Voreinkauf. Ca. einen Monat vorher und bestelle die wichtigesten Dinge.
  • Mache einen zweiten Voreinkauf in der Woche vor der GPN.
  • Teile der Logistik mit welche Autos du gerne hättest. Am besten ist ein Transporter und ein kleinerer Kombi.

Jira

Der Einkauf nutzt meist Jira als Ticket System (wobei wir nutzen, was alle in der Orga nutzen), daher hier ein paar Tipps dazu

• Den Servicedesk findest du unter ticket.gulas.ch
• Das Dashboard findest du unter jira.gulas.ch
  • Zugeordnet = nicht unabgesprochen anfassen, weil jmd arbeitet gerade daran
  • Das Dashboard mit per-status uebersicht ist ein livesaver.
  • Tickets liberal in Sammeltickets ueberfuehren, sodass bspw ein "Kueche"-Ticket mit officesupplies, kuechensupplies und lebensmittel entsprechend in untertickets aufteilen kann

Das Einkaufsprojekt hat auch eine [KanBan-Board View](https://jira.gulas.ch/secure/RapidBoard.jspa?rapidView=9), mit verschiedenen Stati.

Die Stati sind wie folgt genutzt:

• open: muss noch erledigt werden. wenn zugewiesen, wird sich jmd drum kuemmern
• in progress: wird gerade erledigt, Person ist zugewiesen/zustaendig
• waiting for customer: warten auf rueckfrage
• waiting for date: kann noch nicht besorgt werden (frische dinge, kann nicht zwischengelagert werden, und so)
• in transit: ist bestellt, noch nicht da
• waiting for others: wartet aus anderen gruenden
• arrived: ist im entropia, aber noch nicht am zielort (office-discount, premiumcocktailbar, usw. Dinge wo leute meinten "liefern an (bspw) BAR", aber die Bar ist noch gar nicht da.
• closed: fertig, komplett, bestellende Partei hat die Ware in der Hand

Während dem Event

• Ticket-System
  • Als Ticket System nutze wir bisher Jira
  • Einkaufsliste im Jira als Objekt anlegen um Ordnung zu schaffen. Du kannst damit Einkäufe verfolgen und diese den entsprechenden Läden zuordnen.
  • Backoffice immer auf speed dial haben. koennen gerade on the road noch infos durchgeben / infos beschaffen und zurueckrufen

• Fahrzeug(e)
  • Fahrzeug-Schlüssel findest du im Backoffice
  • Die Schlüssel sollten Ihren Weg auch wieder dorthin finden
  • Meist werden ein oder zwei Transporter für die GPN gebucht
  • Dein Fahrzeug ist optimalerweise kleiner, da Ihr während der GPN nicht mehr so viel Einkaufen müsst

Nach dem Event

• Reflektieren
  • Macht eine Liste, was gut lief und was eher nicht so gut lief

• Feedback
  • Gebt das Feedback weiter

• Erholen
  • Erholt euch gut und macht mal Pause!

FAQ

• Warum Jira?
  • Wir brauchen halt irgendein $Tool für Tickets
  • Irgendwie ist ein Ticket-System für alle schon ganz cool
  • Alle anderen Sachen waren schlechter für die GPN (und uns) nutzbar

• Wo bekomme ich ein Auto her?
  • Die lieben Menschen im Backoffice verwalten die Schlüssel. Dort kannst du dir Auto Schlüssel abholen.
  • PS: Wir versuchen die Autos zu teilen, daher bring bitte die Schlüssel immer wieder zurück zum Backoffice, wenn du jene gerade nicht braucht.

• Wo kaufe ich ein?
  • Da unsere Gebindegrößen meist jeden normalen Laden übersteigen, kaufen wir in der Metro ein. Dafür solltest du VORHER eine Metrokarte beantragen.
  • Alles was du nicht in der Metro findest, kaufst du verständlicherweise in einem anderen Laden ein.

• Muss ich die Einkäufe alleine tragen?
  • Nein. Wir bewerfen die vollen Autos, typischerweise, mit vielen leeren Händen.
  • Tipp: Wenn du ganz liebst bei der Trollhöhle nachfragst, bekommst du bestimmt Trolle zugeteilt die dir helfen werden ;)
    • Idealerweise vorher anrufen (min 10min Vorlauf, also auf dem Metro-Parkplatz), und ankuendigen wo man hinfaehrt (Kueche / Tor 2/3)

• Was muss ich noch beachten?
  • Die Leute wollen dich erreichen, daher führe am besten ein DECT mit dir
    • Und ein SIP fuer unterwegs. und normale telefonnummer im intern-wiki eintragen. und im backoffice hinterlegen. du wirst oft angerufen und oft ist es dringend.
  • Sei nett zu Menschen. Du arbeitest schließlich mit Ihnen.
  • Mach auch mal Pause. Ein kaputter Mensch ist nicht gut. Also mach auch mal Pause :)